HIT行業近兩年政策市的態勢比較明顯,過去很多醫院不重視信息化建設,現在有了政策的要求,加上樓已蓋完、設備也買了不少,所以信息化開始進入管理者的視野。
可醫院基本上都不是從零開始,原有的信息系統如何處理是擺在醫院領導和信息管理者面前的重要問題。有些醫院選擇了在現有系統上擴展,有些醫院卻走上了更換的道路。
就醫院信息系統而言,無論是HIS、PACS、LIS還是其他的專業系統,國內都還沒有純產品化的系統,大家都是在做項目。做項目意味著有成功也有失敗,項目的成果總是存在著差異,所以說同樣的廠商、同樣的系統,別的醫院能用好不代表你能用好,別的醫院用不好也不代表你也要死翹翹。
很多醫院的信息管理者感嘆自己不能決定信息系統的選型。是的,信息系統的選型絕對不是信息管理部門說了算的事情,畢竟你不是使用者,況且這其中還有其他的影響因素,我們不在這里探討。
然而,做好信息系統的實施卻是信息管理者的職責,我們可以承認資源的天然不足,但項目實施就是充分組織有限的資源,達到既定的目標。
信息系統的應用本質上就是甲方和乙方長期合作的過程,很多人把這看做是婚姻關系。那么就實施而言,我更愿意將醫院信息化項目的實施比作一場精心籌備的婚禮,信息管理部門在這場婚禮中就是一個總導演。項目實施的各個環節與舉辦婚禮的各個環節極為相似。
(1)技術參數與合同條款——確定婚禮的規模和效果
婚禮的籌備都需要事先確定婚禮的規模和效果,信息系統的實施同樣需要:一旦確定供應信息系統的乙方,信息科就要上緊發條了,艱苦的過程來了。與其實施過程中扯皮,不如早作打算。先要明確合同范圍,明確技術指標的要求。國內現在醫院信息化軟件招標很浮夸,招標書和投標書都很虛,什么牛B的構架和性能都有,但實施的時候可能什么都不是。建議多學學設備招標,一是一、二是二,把該有的功能、該明確的權責全部明確清楚,避免實施時不到位。這里面需要重點強調幾點,比如數據遷移的方法和范圍,軟件修改的深度和范圍,實施人員的配備和周期等,服務的響應時間等。該說清楚的,一定要說清楚。
(2)組建實施團隊與制定實施計劃——成立婚禮導演團隊,協調娘家和婆家,制定計劃,開始執行
這一過程不能聽任乙方單方面制定的實施計劃,一定要雙方共同制定實施計劃,并獲得醫院高層的認可和使用者的認知。實施計劃一定要可行并且有足夠的變通空間,否則將淪為一紙空文。實施團隊要經得起考驗,廠商的人員必須配備到位,醫院信息科內部的力量也要行動起來。醫院和廠商碰到一起,往往是店大欺客或者客大欺店,廠商忙得時候派出的團隊不一定精干,中途換人的現象也比較突出,這對項目的影響非常之大。同樣醫院不重視的時候將缺少支持,這讓乙方也非常無奈。
(3)基礎數據準備——列出必要的清單和路線圖
對基礎數據而言,實施新系統是最好的機會,可以對此前不滿意的基礎數據進行重新整理;A數據的質量直接關乎信息系統的運行效果和維護的便利性。這也是信息科調動職能科室最好的時候,可以以此為契機,讓相關職能科室參與信息化建設,給予更多的資源配合。
(4)人員培訓和系統模擬測試——基本等同于婚禮預演和彩排
醫院是個全年無休的地方,醫護人員都比較忙,雖然是高智商人群,但應用信息系統,還是需要接受培訓的。培訓環節如果做不好,上線后將多磨破幾雙鞋底,并且增加更多的抱怨。沒有嚴格的培訓計劃、授課和考核機制是不行的。同時,軟件測試也要模擬醫院真實環境和流程,包括各種表單的格式和逆向的流程都要進行測試。
(5)院內溝通——廣發請帖,預告婚期、婚宴地點
醫院不可能把實施信息系統當做主要工作,各級、各類人員也不可能放下手中工作。所以信息發布和溝通是很重要的。有些醫院光開院周會都上百人,所以真正使用系統的人很難召集在一起。這需要信息科盡可能通過多種渠道發布實施進度、需大家配合的事項、風險告知等信息。做好醫院上下的溝通工作。尤其是對于新系統上線,一定要進行思想動員,并事先給出可能出現的風險,取得大家理解。
(6)系統切換上線——婚禮進行時
新信息系統的上線一定要可控,如不可控就推遲上線,不可控的上線肯定是要出問題的。我們不能保證上線后不出問題,但出的問題也是要可控的,否則上線就失敗了。就像在婚禮上,不能保證沒有人喝醉,但一定要保證新郎新娘不能喝醉。
(7)系統試運行——這不是雙方的蜜月
系統上線了,可能乙方會首先松了口氣,但接下來的這段時間,是雙方最艱難的時刻。需要更多的理解和包容,更需要行動迅速,系統試運行過程中出現的問題,需要及時分類對待,確定解決的方案。這是考驗信息科真正功力的時候,作為總導演,系統好用不好用是使用科室說了算,你要保持科室問題反饋渠道的暢通,要讓廠商把系統磨合到最佳狀態。
(8)系統驗收——蜜月結束,過日子吧
做為總導演和執行者的信息科,永遠是一個服務者角色。服務器的選擇,你有發言權。但信息系統的選型,我覺得還是要尊重使用者的意見。信息科是職能科室,給領導、給科室、給患者直接地、間接地做好服務就行了。至于信息系統有沒有問題,我想沒有問題的信息系統是不存在的。但領導的說法有很多,也許領導會說:“這個問題是你信息科的問題.......,很嚴重哦!”或者“這個問題是信息系統相關的問題......,大家協調解決吧!”
所以與其如何絞盡腦汁的選系統,不如科學規劃地組織好實施。畢竟這些廠商都能活下來,但卻有不少醫院還在為不斷的更換信息系統而頭疼。